Вставка выпадающего списка в Excel

Выпадающий список — это список, который позволяет выбрать одно из заранее заданных значений прямо в ячейке. Вставка выпадающего списка в Excel — возможность автоматизировать часть рутинной работы. А также избежать ошибок при вводе данных.

На картинке показано, как выглядит выпадающий список в excel.

 

Способ 1. Вставка выпадающего списка в excel — быстрый способ

 

Этот способ вставки выпадающего списка в excel подходит для небольших списков. 

Предположим, нам нужно добавить в ячейку выпадающий список со значениями “да” и “нет”.

1) Выделим ячейку (или несколько ячеек), в которую нужно добавить выпадающий список. Если выпадающий список нужно добавить сразу в несколько ячеек, выделяйте их все вместе (даже если это не связанный диапазон).

2) Перейдем на вкладку Данные.

3) В блоке Работа с данными выберем Проверка данных

4) В поле Тип данных выберем Список. Галочки справа оставим по умолчанию.

5) В поле Источник укажем позиции списка, разделив их точкой с запятой. 

 

 

 

Точно так же можно добавить в список значения из нескольких слов, между которыми будет пробел или запятая.

 

 

Способ 2. Вставка выпадающего списка в excel ссылкой на данные в ячейках

 

Такой способ подходит уже для более длинных выпадающих списков. Для вставки выпадающего списка в Excel понадобится предварительно подготовить такой список. В нашем примере это будет список месяцев.

 

 

Теперь проделаем шаги 1-4 из предыдущего способа:

1) Выделим ячейку (или несколько ячеек), в которую нужно добавить выпадающий список. Если выпадающий список нужно добавить сразу в несколько ячеек, выделяйте их все вместе (даже если это не связанный диапазон).

2) Перейдем на вкладку Данные.

3) В блоке Работа с данными выберем Проверка данных

4) В поле Тип данных выберем Список. Галочки справа оставим по умолчанию.

 

И далее в поле Источник напишем “=” и выделим диапазон ячеек, в котором задан список.

 

 

 

 

Способ 3. Выпадающий список при помощи именованного диапазона

 

Это уже более профессиональный способ вставки выпадающего списка в Excel.

Воспользуемся тем же примером. 

У нас уже есть подготовленные данные для выпадающего списка. 

Выделим их и в поле Имя зададим наименование списка. Нажмем enter, чтобы сохранить его.

 

 

Таким образом мы создали именованный диапазон “месяцы” для вставки выпадающего списка в Excel.

Обратите внимание, что имя списка должно быть без пробелов. Если по смыслу необходимо поставить пробел, то его можно заменить нижним подчеркиванием.

Также совет: лучше давать спискам осмысленные имена. Т.к. если в документе будет много именованных диапазонов, то его будет легче найти в диспетчере имен.

Теперь также проделаем шаги 1-4 из предыдущих способов и в поле Источник укажем:

 

 

Результат на картинке.

 

 

 

Изменение выпадающего списка: добавление и удаление позиций списка

 

Порядок внесения корректировок в выпадающий список зависит от того, каким способом он был создан.

 

1) Использовался способ 1 — быстрая вставка выпадающего списка в Excel.

 

Выделим ячейки с выпадающим списком и перейдем во вкладку Данные — блок Работа с данными — Проверка данных.

Внесем изменения в поле Источник, добавив или удалив позиции.

 

 

2) Использовался способ 2 — список со ссылкой на данные в ячейках.

 

Предположим, что нам нужно добавить данные в исходный список.

 

 

Выделим ячейки с выпадающим списком и перейдем во вкладку Данные — блок Работа с данными — Проверка данных.

Если щелкнем в поле Источник, то увидим, что бегущим выделением выделены позиции нашего списка. Новая позиция в выделение не попала. 

 

 

Поэтому сотрем данные в поле Источник и заново выделим весь список, включая новую позицию.

 

 

Готово, вставка выпадающего списка в excel завершена. Новое значение появилось в выпадающем списке.

 

 

3) Использовался способ 3 — вставка выпадающего списка при помощи именованного диапазона

 

Этот способ вызывает больше всего затруднений у новичков в excel. Но на самом деле в нем нет ничего сложного.

Вернитесь к способу 3 в данной статье и вспомните, что в нем мы создали именованный диапазон со списком. Следовательно, чтобы внести изменения в выпадающий список, нужно изменить сам именованный диапазон. Даже ячейки с выпадающим списком можно не выделять.

Мы помним, что выпадающий список мы назвали “месяцы”. Если вдруг вы забыли его имя, то нужно просто выделить все ячейки списка. Имя появится в верхнем левом углу, в поле Имя.

 

 

Добавим в ячейки списка новое значение.

Теперь переходим на вкладку Формула — блок Определенные имена — Диспетчер имен

 

 

Находим именованный диапазон “месяцы”. Внизу окна есть поле Диапазон, в котором и нужно внести изменения, добавив новые позиции в список. 

 

 

Теперь, как и в предыдущем способе, сотрем его значения и выделим диапазон заново. Далее нажимаем зеленую галочку.

 

 

 Также можно просто исправить адрес диапазона прямо в поле.

 

Изменение выпадающего списка завершено. Новое значение появилось в списке.

 

 

Как удалить выпадающий список в Excel

 

Для удаления выпадающего списка не важно, каким способом он был создан. Алгоритм одинаков:

• • 1. Выделяем ячейки, в которых нужно удалить выпадающий список.
    2. Переходим на вкладку Данные — блок Работа с данными — Проверка данных.
    3. В поле Тип данных вместо Список выбираем Любое значение.

 

 

Нажимаем Ок. Теперь в ячейках больше нет выпадающего списка. Однако, все значения, которые были ранее внесены с его помощью, сохранились.

 

 

Лайфхак: как быстро выбирать данные из выпадающего списка

 

Маленький удобный прием для тех, кто много работает с уже готовыми выпадающими списками. Чтобы быстро вносить данные в ячейки из выпадающего списка, нужно:

 

Нажать сочетание клавиш Alt + Стрелка вниз — далее, перемещаясь стрелкой вниз, выбрать значение и нажать Enter

Также этот способ работает, даже если в ячейку не был добавлен выпадающий список. В этом случае в списке будут появляться значения, введенные в ячейках выше.

В этой статье мы освоили такой прием, как вставка выпадающего списка в Excel.